WhatsApp geschäftlich mit DSGVO nutzen

Nach Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurde von allen Seiten das Ende der geschäftlichen Nutzung von WhatsApp prophezeit, da alle Kontakte (also auch die, die kein WhatsApp haben) an WhatsApp bzw. Facebook nach Amerika geschickt werden. Wie es doch geht, erfährst du hier (für Android-Smartphones):

Hinweis: Ich bin mir nicht 100%-ig sicher, ob die folgende Lösung DSGVO-konform ist, allerdings müsste es meiner Meinung nach funktionieren. Ich übernehme dafür keine Haftung!

Schritt 1: Arbeitsprofil erstellen

Möglich wird dies durch das Arbeitsprofil, das in Android 7.0 Nougat eingeführt wurde. Hat dein Smartphone eine niedrigere Android-Version, funktioniert es nicht! Um das Arbeitsprofil hinzuzufügen, musst du diese App installieren:

Island
Island
Entwickler: Oasis Feng
Preis: Kostenlos
  • Island Screenshot
  • Island Screenshot

So funktioniert die App: Sie erstellt einen abgeschotteten Container, der keine Informationen mit deinem Smartphone austauschen kann.

Ist die App installiert findest du dort nach einem Willkommensbildschirm die Kontakte-App. Öffnest du sie sollte sie leer sein.

Schritt 2: Kontakte sortieren

Jetzt folgt der nächste Schritt: Suche in deinem Kontaktprogramm (z. B. Outlook) auf deinem Computer alle Kontakte heraus, die kein WhatsApp haben, in einen extra angelegten Kontaktordner verschieben. In Outlook (2016) erstellst du ihn über den Reiter „Ordner“ und „Neu“->“Neuer Ordner“. Im folgendem Fenster einen Namen vergeben sowie den Ordnertyp als Kontakt festlegen.

Schritt 3: Kontakte mit Nextcloud synchronisieren

Ist das geschafft, musst du nur noch einmal deine Kontakte mit WhatsApp (also die, die du eben gerade nicht verschoben hast) mit deinem Handy synchronisieren.

Danach musst du den neuen Kontaktordner mit deinem Arbeitsprofil synchronisieren. Da du ja trotzdem dasselbe Smartphone verwendest, wird Software wie MyPhoneExplorer hier leider nicht funktionieren. Ich synchronisiere meine Kontakte (sowie Kalender, Passwörter, Dateien & Co.) über eine Nextcloud. Das ist eine Cloud wie z. B. Dropbox oder Google Drive, allerdings betreibst du die Cloud selbst, hast also den alleinigen Zugriff darauf, was natürlich für eine datenschutzkonforme Speicherung wichtig ist. Eine kostenlose Nextcloud bietet z. B. ocloud.de an. Du hast dann zwar nur 1 GB Speicherplatz, aber das gilt nur für Dateien. Kontakte, Kalender & Co. werden auf den Speicherplatz nicht angerechnet. Du kannst dich dort einfach registrieren und danach sofort starten. Sobald du dann deine Nextcloud eingerichtet hast, klicke oben rechts auf den farbigen Kreis mit einem Buchstaben und dann auf „Apps“. Dort aktivierst du die App „Default Encryption Module“. Jetzt könnten nicht mal mehr die Mitarbeiter von ocloud.de deine Daten einsehen. Dann klickst du erneut oben rechts auf den Kreis und dann auf „Settings“. Dann kannst du einige Daten von dir eingeben und die Sprache auf Deutsch stellen.

Als nächstes musst du das Plugin für Outlook und die App für dein Smartphone herunterladen (Wichtig: Du musst die PlayStore-App aus der Island-App benutzen und dich auch erneut mit einem Google-Konto anmelden). Wie du die Programme installierst und benutzt habe ich bereits ausführlich in einem anderen Beitrag geschrieben. Wichtig ist nur, dass du beim Outlook-Plugin Nextcloud auswählst und bei der „DAV URL“ server.example durch deine .ocloud-Adresse ersetzt. Bei der Android-App sollte es sogar reichen, einfach nur die .ocloud-Adresse einzugeben. Die restlichen Zugansdaten sind die gleichen, die du auch bei deiner Nextcloud verwendest.

Schritt 4: Fertig!

Hat nun alles geklappt, hast du es auch schon geschafft: WhatsApp kann deine übrigen Kontakte nicht mehr lesen und die Kontakte werden sogar automatisch über deine Nextcloud synchronisiert!

IServ-Kalender mit Outlook/Android synchronisieren

Der bei Schulen und Berufsschulen beliebte Schulserver „IServ“ hat eine ziemlich unbekannte Funktion, mit der man den Kalender mit dem Programm seiner Wahl synchronisieren kann. Ich zeige es hier am Beispiel von Outlook und dem Kalender auf Android. Mit dieser Anleitung können aber auch genauso Google- bzw. Owncloud/Nextcloud-Kalender hinzugefügt werden.

Outlook

Microsoft Outlook bietet keinen nativen CalDAV-Support, der für den IServ-Kalender benötigt wird. Das kostenlose Add-In CalDav Synchronizer, welches auch auf Deutsch verfügbar ist, fügt diesen Support hinzu.

Ist das Add-In installiert und Outlook neugestartet, erscheint ein neuer Reiter im Menü namens „CalDav Synchronizer“. Klickt auf Synchronisationsprofile und dann auf das grüne Plus-Symbol, um ein neuen Kalender anzulegen.

Im folgenden Auswahlfenster lasst ihr die Option bei „Generisches Profil“ und klickt auf OK.

Dann wählt ihr einen Namen für euren Kalender und wählt einen Outlook-Ordner für euren Kalender aus. Dazu müsst ihr auf die drei Punkte links neben dem Textfeld klicken, dann im E-Mail-Konto eurer Wahl auf den Ordner „Kalender“ und dann links auf „Neu…“ klicken. Vergebt einen Namen für euren Kalender und schließt die beiden Dialogfenster mit OK.

Server Einstellungen

Die „DAV URL“ bekommt ihr in eurem IServ unter Kalender > Einstellungen > Kalender verwalten, indem ihr in der Spalte „Adresse“ auf die Hand klickt.

Alternativ könnt ihr den Link zu eurem Kalender muss nach folgendem Schema aufbauen (die dickgedruckten Teile des Links müsst ihr auf euch anpassen):

  • Für deinen Kalender (oder der eines anderen Benutzers): https://mein-iserv.de/caldav/vorname.nachname/home/
  • Für einen Gruppenaccount: https://mein-iserv.de/caldav/schueler/calendar/
  • Für den öffentlichen IServ-Kalender: https://mein-iserv.de/caldav/+public/calendar/

Quelle: IServ Dokumentation

Bei „Username“ und „Passwort“ müsst ihr eure IServ-Zugangsdaten eingeben, bei „Email Adresse“ eure IServ-E-Mail-Adresse. Wählt dann bei „Synchronisationsmodus“ „Outlook ← Server (Replizieren)“ und klickt anschließend auf „Teste oder suche Einstellungen“. War der Test erfolgreich, habt ihr euren Kalender erfolgreich eingerichtet und könnt das Fenster mit OK schließen. Euer Kalender wird nun automatisch alle 30 Minuten oder manuell mit Klick auf „Synchronisiere jetzt“ im „CalDav Synchronizer“-Reiter synchronisiert.

Android

Für Android braucht ihr die App „DAVdroid„, die es kostenlos und werbefrei im PlayStore gibt.

Edit: Die App ist im PlayStore nicht mehr kostenlos erhältlich, allerdings ist sie bei F-Droid kostenlos erhältlich. Wer lieber eine App aus dem PlayStore benutzen möchte, sollte „OpenSync“ installieren.

Open Sync
Open Sync
Entwickler: Deepen Dhulla
Preis: Kostenlos

Wenn ihr die App gestartet habt,klickt auf den orangenen „+“-Button und wählt „Mit URL und Benutzername anmelden“. Die „Basis-URL“ bekommt ihr in eurem IServ unter Kalender > Einstellungen > Kalender verwalten, indem ihr in der Spalte „Adresse“ auf die Hand klickt.

Alternativ könnt ihr den Link zu eurem Kalender muss nach folgendem Schema aufbauen (die dickgedruckten Teile des Links müsst ihr auf euch anpassen):

  • Für deinen Kalender (oder der eines anderen Benutzers): https://mein-iserv.de/caldav/vorname.nachname/home/
  • Für einen Gruppenaccount: https://mein-iserv.de/caldav/schueler/calendar/
  • Für den öffentlichen IServ-Kalender: https://mein-iserv.de/caldav/+public/calendar/

Quelle: IServ Dokumentation

Bei „Benutzername“ und „Passwort“ müsst ihr eure IServ-Zugangsdaten eingeben. War die Ressourcen erkennung erfolgreich, müsst ihr in dem Textfeld unter „Konto anlegen“ eure IServ-E-Mail-Adresse eingeben. Klickt dann auf „KONTO ANLEGEN“ und darauf auf euren neuen Kalender, um weitere Einstellungen vorzunehmen, z. B. weitere Kalender aktivieren oder das IServ-Adressbuch mit zu synchronisieren. Seid ihr damit fertig, erscheint der Kalender in eurer Kalender-App.